הכלל הבסיסי כשאני מסדרת ניירת אצל לקוחותיי הוא - לזרוק הכל. מעטים הניירות שעלינו לשמור, למעט כשמדובר בעובדים עצמאיים, שעליהם לשמור ניירת (לעיתים מרובה), שקשורה בהכנסות ובהוצאות של העסק שלהם.
הכלל הזה של לזרוק הכל בוודאי נכון בימינו אנו, כאשר הכל ממוחשב, הקבלות דיגיטליות, וכל דבר ניתן לשחזר באמצעות חיפוש אונליין. מעטים הניירות הפיזיים שעלינו לשמור.
כמו בסידור בגדים וחפצים, גם בסידור ניירת הכלל הבסיסי הוא - לרכז במקום אחד את כל הניירות והמסמכים שלכם.
עליכם למיין את הניירות בהנחה, שרובם בסופו של דבר יושלכו. מכיוון שדף נייר אחד כמעט אינו גוזל מקום, קל מאוד לצבור יותר מדי ניירות כאלה מבלי ששמים לב.
שמרו רק על ניירות שיש להם תכלית ברורה: אלה שאתם משתמשים בהם כעת (לצורך לימודים בהווה, למשל), אלה שנדרשים לכם לתקופה מוגבלת (קבלות של עצמאיים), ואלה שעליכם לשמור לתמיד (רשיון לעסוק במקצוע שלכם - עו"ד, רו"ח, רופא, תואר אקדמי).
במהלך הסידור חשוב לעיין בכל נייר ומסמך. למשל, אם יש לכם מעטפה או "שמרדף" שקוף מלאים במסמכים, הוציאו הכל. עלולים להיות שם ניירות מיותרים כמו עלוני פרסומת או קבלות ישנות, ולצידם מסמכים חיוניים.
פריט שהוא חיוני לסידור ניירת הוא תיבת "לטיפול". בתוך התיבה או הקופסה או ה"שמרדף" הזה, עליכם להניח את כל הניירות שדרושים טיפול, כמו מכתבים למשלוח, חשבונות לפירעון, קבלות שיש להוציא ללקוחות וכו'. חשוב לא לצבור יותר מדי פריטים בקטיגורה של "לטיפול" כי אז קשה לגייס כוחות לטפל בהם בעתיד.
בכל דבר שאפשר לטפל מיידית, כדאי לעשות זאת, על מנת להשאיר כמה שפחות פריטים בתיבת ה"לטיפול".
אנשים נוטים לשמור הרבה ניירת מיותרת, ובעיקר, מניסיוני - חומרי לימוד מקורסים שלמדתם בעבר (הידע נמצא ברשותכם וניתן ליישם אותו), דפי עסקאות של כרטיסי אשראי (ניתן לקבל אותם במייל), תעודות אחריות (מרביתן פג תוקפן, שמרו רק את אלה שבתוקף), חוברות הדרכה והוראות שימוש (יש באינטרנט ובנוסף יש שירות לקוחות טלפוני של היצרן), כרטיסי ברכה (ערך סנטימנטלי / רגשי, אבל מרגע שסיימתם לקרוא אותו הוא סיים את תפקידו), גזירי עיתונים עם המלצות או מתכונים (צלמו בסמארטפון).
משסיימתם לסדר את כל הניירות בדקו את התכולה של תיבת ה"לטיפול" והשתדלו לעבור עליה אחת לשבוע מכיוון שדברים שאנו דוחים מעיקים עלינו יותר מכפי שנדמה לנו.
חשוב לי לציין, שכדאי מאוד לסדר גם את הניירת במשרד (בין אם המשרד נמצא בבית ובין אם מחוצה לו).
ממחקרים שנעשו עולה, כי אדם ממוצע מבלה כשלושים דקות ביום בחיפוש אחר דברים, ואילו אנשים "מבולגנים" מבזבזים אפילו שעתיים ביום בחיפוש אחר חפצים. כלומר, אדם שעובד עשרים ימים בחודש מבזבז עד ארבעים שעות בחיפוש אחר דברים ! זה מאוד לא יעיל.
ברגע שתפתרו את הבעיה הזאת בהשקעה של כמה שעות בסידור חדר העבודה שלכם, וכששולחן העבודה יהיה מסודר ונקי, יעילות העבודה שלכם תעלה באופן משמעותי.
